現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理離不開信息化，而信息化中會(huì)使用到各種管理軟件，OA軟件可以說是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)軟件，對(duì)于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化(OA)，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的信息化經(jīng)驗(yàn)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于日后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。
OA是組織行為管理軟件，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的協(xié)同管理，強(qiáng)調(diào)人與人、部門與部門、跨組織間的協(xié)作管理，通過使用OA可以規(guī)范單位的內(nèi)部管理，提升單位的辦公效率，完成單位內(nèi)部的溝通與協(xié)作、信息與與資料的共享、文檔管理、工作流程(各類請(qǐng)示請(qǐng)示、匯報(bào))等工作。
OA系統(tǒng)的使用門檻非常低，通過OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多人、多部門、跨地域的協(xié)同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供的功能所代替相比其他管理軟件，OA軟件具有以下明顯的特點(diǎn)：
一、OA軟件的使用范圍廣
OA軟件的使用和推廣是整個(gè)企業(yè)的全員行為，涉及到企業(yè)的各個(gè)部門，不同的崗位和對(duì)象，使用的范圍廣；OA軟件的使用門檻非常低，通過OA軟件實(shí)現(xiàn)多人、多部門、跨地域的協(xié)同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供的功能所代替，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時(shí)間和人力成本上的浪費(fèi)，提高審批和業(yè)務(wù)處理的工作效率。
二、OA軟件以流程審批和工作流為核心
在OA中最具特點(diǎn)是以工作流為中心的各種審批流程，結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實(shí)現(xiàn)靈活強(qiáng)大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求，如：收發(fā)文管理、企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假、采購(gòu)等流程。通過OA可以建立企業(yè)內(nèi)部通訊平臺(tái)， 實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)和事務(wù)處理的自動(dòng)化，建立企業(yè)信息發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化、輔助辦公和實(shí)現(xiàn)分布式辦公。
由于使用系統(tǒng)的用戶眾多，不同用戶的崗位、角色、權(quán)限都不一樣，OA對(duì)權(quán)限的管理和控制要求比較高，這也是OA區(qū)別于其他管理軟件的一個(gè)特點(diǎn)，OA系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的權(quán)限系統(tǒng)，可以作為一個(gè)應(yīng)用的基礎(chǔ)軟件平臺(tái)，集成其他系統(tǒng)或業(yè)務(wù)模塊，如：CRM、ERP中的訂單采購(gòu)、項(xiàng)目管理等。
三、OA軟件需求的廣泛性和多樣性
OA軟件不同于其他管理軟件的特點(diǎn)是需求廣泛性和多樣性，不少企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)的同時(shí)提出了很多具有企業(yè)業(yè)務(wù)和管理特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的OA軟件所能解決的范疇，造成了對(duì)OA系統(tǒng)在實(shí)施范圍控制上的一個(gè)“模糊邊界”。
OA在某種程度上只能部分的標(biāo)準(zhǔn)化，在實(shí)際的實(shí)施過程中，OA的二次開發(fā)量可能會(huì)比較大，開發(fā)量需要根據(jù)最終提出的功能要求復(fù)雜程度而定，而且很多需求是在使用過程中不斷提出的。這個(gè)過程中也會(huì)牽涉到對(duì)所選擇的OA產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)上的問題，如果這個(gè)核心架構(gòu)不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)上的靈活要求，那么就意味著大量二次開發(fā)或全新開發(fā)的可能性。因此OA軟件的技術(shù)架構(gòu)、擴(kuò)展性等可以說是軟件生命力之根本。
四、其他
1、權(quán)限控制嚴(yán)謹(jǐn)
OA系統(tǒng)使用涉及到企業(yè)眾多的使用用戶和不同的角色崗位，對(duì)權(quán)限系統(tǒng)和權(quán)限的控制相對(duì)于其他管理系統(tǒng)比較高。
2、對(duì)OA擴(kuò)展性要求高
OA軟件由于需求的廣泛性和多樣性，因此對(duì)系統(tǒng)的擴(kuò)展性和二次開發(fā)能力有一定的要求，對(duì)軟件廠商后續(xù)持續(xù)的服務(wù)能力和要求比較高；
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